Người sử dụng lao động là bên thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình, trả lương và có quyền quản lý, điều hành, giám sát họ. Đó có thể là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, nhưng cũng có thể chỉ là một hộ gia đình thuê giúp việc hay một người chủ quán thuê hai nhân viên phục vụ. Quy mô nhỏ không làm mất tư cách này và các nghĩa vụ đi kèm.
Định nghĩa theo văn bản pháp luật
2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (hiệu lực từ 01/01/2021). Quyền và nghĩa vụ tại Điều 6; trách nhiệm quản lý lao động tại Điều 12.
Giải nghĩa dễ hiểu
Ai là người sử dụng lao động
- Tổ chức: doanh nghiệp mọi loại hình, cơ quan, đơn vị sự nghiệp (với người ký hợp đồng lao động), hợp tác xã, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
- Hộ gia đình, cá nhân: hộ kinh doanh thuê nhân viên, hộ gia đình thuê giúp việc, cá nhân thuê lái xe riêng. Cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ — người chưa thành niên không đứng tên thuê lao động được.
- Người đứng ký: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (khoản 3 Điều 18). Chữ ký sai thẩm quyền có thể khiến hợp đồng bị tuyên vô hiệu.
Các quyền chính (khoản 1 Điều 6)
Tuyển dụng, bố trí, điều hành, khen thưởng và xử lý kỷ luật; tham gia tổ chức đại diện của giới chủ; yêu cầu thương lượng tập thể; đóng cửa tạm thời nơi làm việc khi có đình công theo đúng điều kiện luật định.
Nghĩa vụ phải làm ngay từ đầu
- Giao kết hợp đồng lao động trước khi nhận người vào làm (khoản 2 Điều 13); bằng văn bản nếu từ 01 tháng trở lên.
- Lập sổ quản lý lao động bản giấy hoặc điện tử trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động (Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP); khai trình và định kỳ báo cáo thay đổi lao động (Điều 12 BLLĐ). Từ 01/7/2026, đăng ký lao động được làm đồng thời với đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo Luật Việc làm 2025.
- Đóng bảo hiểm: phần người sử dụng lao động gồm 17,5% bảo hiểm xã hội (hưu trí – tử tuất 14%, ốm đau – thai sản 3%, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp thường 0,5%), bảo hiểm y tế 3%, bảo hiểm thất nghiệp 1%; doanh nghiệp, hợp tác xã đóng thêm 2% kinh phí công đoàn.
- Xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và công bố trước khi áp dụng (Điều 93).
- Ban hành nội quy — nơi từ 10 lao động phải bằng văn bản và đăng ký (Điều 118, 119).
- Tổ chức đối thoại định kỳ ít nhất 01 năm một lần (Điều 63) và có giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục (điểm d khoản 2 Điều 6).
Phân biệt người sử dụng lao động với bên thuê lại lao động
| Tiêu chí | Người sử dụng lao động (doanh nghiệp cho thuê lại) | Bên thuê lại lao động |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng lao động | Có, với người lao động | Không; chỉ ký hợp đồng cho thuê lại với doanh nghiệp |
| Trả lương, đóng bảo hiểm | Có trách nhiệm | Không trực tiếp, trừ thỏa thuận |
| Điều hành công việc hằng ngày | Không | Có, theo nội quy của mình |
| Xử lý kỷ luật | Có, khi người lao động bị trả lại vì vi phạm | Không; chỉ trả người về và cung cấp chứng cứ |
| Bảo đảm an toàn tại chỗ làm | Theo hợp đồng cho thuê lại | Trực tiếp bố trí điều kiện làm việc |
Ví dụ tình huống
Bà Lê Thị Thu đăng ký hộ kinh doanh quán phở tại một phường của TP. Hải Phòng, thuê anh Bùi Văn Nam làm phụ bếp từ 01/4/2026, lương 6.000.000 đồng/tháng, chỉ thỏa thuận miệng “làm lâu dài”. Bà là người sử dụng lao động dù quán chỉ có một nhân viên. Vì công việc kéo dài trên 01 tháng, bà phải ký hợp đồng bằng văn bản và đăng ký đóng bảo hiểm cho anh Nam. Mỗi tháng phần bà đóng: 6.000.000 × 21,5% = 1.290.000 đồng; phần trừ vào lương anh Nam: 6.000.000 × 10,5% = 630.000 đồng. Quán dưới 10 lao động nên không phải đăng ký nội quy, nhưng muốn xử lý được việc đi muộn, làm vỡ đồ thì phải ghi nội dung kỷ luật, bồi thường vào hợp đồng (khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020). Nếu bị thanh tra, hộ kinh doanh bị xử phạt như cá nhân (Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ
- Thay đổi chủ: khi sáp nhập, chia tách, bán doanh nghiệp, người sử dụng lao động kế tiếp phải tiếp tục sử dụng hoặc giải quyết quyền lợi theo phương án sử dụng lao động (Điều 43, 44).
- Người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động: hợp đồng chấm dứt (khoản 7 Điều 34); tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp được ưu tiên thanh toán khi giải thể, phá sản (khoản 2 Điều 48).
- Dưới 10 lao động: được miễn, giảm một số thủ tục theo quy định của Chính phủ (Điều 218), ví dụ không bắt buộc nội quy bằng văn bản; nghĩa vụ trả lương, đóng bảo hiểm không được giảm.
- Doanh nghiệp FDI: người ký hợp đồng thường là tổng giám đốc người nước ngoài; cần kiểm tra điều lệ và văn bản ủy quyền khi giám đốc nhân sự ký.
Những chỗ hay hiểu sai
- Sai: “Hộ kinh doanh, nhà hàng nhỏ không phải là ‘công ty’ nên không phải theo Bộ luật Lao động.” — Đúng: hộ gia đình, cá nhân thuê người làm đều là người sử dụng lao động.
- Sai: “Công ty mẹ ký thì công ty con chịu.” — Đúng: mỗi pháp nhân là một người sử dụng lao động độc lập; ai ký và trả lương thì người đó chịu nghĩa vụ.
- Sai: “Giữ bằng gốc, thu tiền đặt cọc để giữ chân nhân viên là quyền quản lý.” — Đúng: bị cấm tại Điều 17.
- Sai: “Người lao động tự nguyện không đóng bảo hiểm thì công ty hết trách nhiệm.” — Đúng: nghĩa vụ đóng là bắt buộc; thỏa thuận trả tiền thay bảo hiểm không làm hết trách nhiệm truy đóng.
Thuật ngữ tiếng Anh tương đương
Dùng employer. Trong ngữ cảnh cho thuê lại, bên thuê lại là user enterprise (thuật ngữ của Công ước 181 ILO), còn doanh nghiệp cho thuê lại là private employment agency hoặc staffing agency. Tránh dùng owner hay boss trong văn bản pháp lý; tổ chức đại diện người sử dụng lao động là employers' organization.
Thuật ngữ liên quan
- Người lao động — bên còn lại của quan hệ lao động.
- Quan hệ lao động — quan hệ mà người sử dụng lao động là một chủ thể.
- Cho thuê lại lao động — mô hình tách người ký hợp đồng và người điều hành.
- Hộ kinh doanh — dạng người sử dụng lao động nhỏ hay bị bỏ sót.
- Nội quy lao động — văn bản bắt buộc nơi từ 10 lao động.
- Bảo hiểm xã hội — nghĩa vụ đóng hằng tháng.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 3, 6, 12, 13, 17, 18, 43, 63, 93, 118, 162, 218 — còn hiệu lực (hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 3, 4, 69 — còn hiệu lực.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 — hiệu lực từ 01/7/2025.
- Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, Điều 29 — hiệu lực từ 01/7/2025, sửa đổi bởi Luật 97/2025/QH15.
- Luật Việc làm số 74/2025/QH15 — hiệu lực từ 01/01/2026.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP — xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, áp dụng từ 10/9/2026.
Hỏi đáp nhanh
Chi nhánh công ty có phải là người sử dụng lao động riêng không?
Không. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân; người sử dụng lao động là doanh nghiệp. Giám đốc chi nhánh chỉ ký hợp đồng lao động được khi có văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (khoản 3 Điều 18 BLLĐ), và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về nghĩa vụ với người lao động ở chi nhánh.
Thuê người giúp việc nhà có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không?
Hộ gia đình thuê giúp việc là người sử dụng lao động, phải ký hợp đồng bằng văn bản và trả khoản tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vào lương để người giúp việc tự tham gia (Điều 162, 163 BLLĐ). Người giúp việc gia đình không thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?
Luật Công đoàn 2024 quy định kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, đóng cùng các khoản bảo hiểm hằng tháng (Điều 29, sửa đổi bởi Luật 97/2025/QH15). Kinh phí này khác đoàn phí do đoàn viên tự đóng.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.