Thu thập chứng cứ là hoạt động tìm, nhận, ghi nhận và lưu giữ tài liệu, đồ vật, lời khai, dữ liệu điện tử theo đúng trình tự luật định để chứng minh các tình tiết của vụ án. Trong vụ việc dân sự, phần lớn việc này do đương sự tự làm và Tòa chỉ hỗ trợ; trong vụ án hình sự, cơ quan tố tụng chịu trách nhiệm chính, người bào chữa cũng được thu thập.
Định nghĩa theo văn bản pháp luật
Luật không định nghĩa bằng một câu mà liệt kê biện pháp. Với đương sự trong vụ việc dân sự:
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ bằng những biện pháp sau đây: a) Thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; thông điệp dữ liệu điện tử; b) Thu thập vật chứng; c) Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng; d) Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đang lưu giữ, quản lý; đ) Yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký của người làm chứng; e) Yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ nếu đương sự không thể thu thập tài liệu, chứng cứ; g) Yêu cầu Tòa án ra quyết định trưng cầu giám định, định giá tài sản; h) Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công việc khác theo quy định của pháp luật.
Khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 (hiệu lực từ 01/7/2016). Tố tụng hình sự: Điều 88 Bộ luật Tố tụng hình sự số 101/2015/QH13.
Giải nghĩa dễ hiểu
Đương sự tự thu thập là chính
Người khởi kiện phải nộp kèm đơn những chứng cứ chứng minh yêu cầu là có căn cứ; bên nào đưa ra yêu cầu, phản đối thì bên đó chứng minh. Các nguồn thường dùng: hợp đồng, biên nhận, sao kê ngân hàng, tin nhắn, ghi âm, ảnh chụp, xác nhận của người làm chứng có chứng thực chữ ký ở Ủy ban nhân dân cấp xã, vi bằng do người có chức năng lập (từ 01/7/2026 là Thừa hành viên thuộc văn phòng thi hành án dân sự, thay cho Thừa phát lại).
Khi nào nhờ Tòa
Chỉ khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà vẫn không tự thu thập được. Đơn đề nghị phải ghi rõ vấn đề cần chứng minh, tài liệu cần thu thập, lý do không tự thu thập được, nơi đang lưu giữ (khoản 2 Điều 106). Tòa có thể lấy lời khai, đối chất, trưng cầu giám định, định giá, xem xét thẩm định tại chỗ, ủy thác thu thập chứng cứ, yêu cầu cơ quan cung cấp tài liệu, xác minh sự có mặt của đương sự tại nơi cư trú (khoản 2 Điều 97). Thu thập được gì, Tòa phải báo cho đương sự trong 03 ngày làm việc.
Mốc thời gian phải nhớ
- Cơ quan, tổ chức được yêu cầu phải cung cấp trong 15 ngày, không được thì trả lời bằng văn bản (Điều 106).
- Thời hạn giao nộp do Thẩm phán ấn định, không vượt thời hạn chuẩn bị xét xử (khoản 4 Điều 96).
- Phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ là lúc đương sự nêu yêu cầu Tòa thu thập thêm, triệu tập người làm chứng (Điều 210). Bỏ lỡ phiên này là tự làm khó mình.
- Nộp chứng cứ phải sao gửi cho đương sự khác (khoản 5 Điều 96); tài liệu tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch được công chứng, chứng thực.
Trong vụ án hình sự
Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng thu thập bằng các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử. Người bào chữa được gặp bị hại, người làm chứng để hỏi, đề nghị cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu; khi giao nộp, cơ quan tố tụng phải lập biên bản giao nhận (Điều 88). Thứ có thật nhưng thu thập sai trình tự thì không có giá trị pháp lý (khoản 2 Điều 87).
Phân biệt thu thập chứng cứ với đánh giá chứng cứ
| Tiêu chí | Thu thập chứng cứ | Đánh giá chứng cứ |
|---|---|---|
| Nội dung | Tìm, nhận, ghi nhận, lưu giữ | Xem xét tính hợp pháp, xác thực, liên quan của từng chứng cứ và tổng thể |
| Ai làm | Đương sự, người bảo vệ quyền lợi, người bào chữa, cơ quan tố tụng | Chỉ Thẩm phán, Hội đồng xét xử khi ra phán quyết (trong hình sự còn có Điều tra viên, Kiểm sát viên ở giai đoạn của mình) |
| Thời điểm | Chủ yếu trước phiên tòa | Xuyên suốt, quyết định khi nghị án |
| Căn cứ (dân sự) | Điều 96, 97, 106 BLTTDS | Điều 108 BLTTDS |
Ví dụ tình huống
Anh Quang cho bạn vay 350 triệu đồng năm 2024, chỉ có tin nhắn Zalo và sao kê chuyển khoản, không có giấy vay. Tháng 4/2026 anh khởi kiện tại một Tòa án nhân dân khu vực ở Thành phố Hồ Chí Minh. Anh tự thu thập: in sao kê có xác nhận của ngân hàng; lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn trên điện thoại, trong đó người vay viết "tháng sau em trả đủ 350"; nhờ người chứng kiến buổi giao tiền viết bản tường trình và chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường.
Bị đơn cho rằng khoản tiền là tiền góp vốn kinh doanh. Anh Quang muốn có lịch sử giao dịch của bị đơn để chứng minh không có hoạt động kinh doanh chung, nhưng ngân hàng từ chối vì bảo mật. Anh làm đơn đề nghị Tòa ra quyết định yêu cầu ngân hàng cung cấp, kèm văn bản từ chối của ngân hàng. Tòa ra quyết định; ngân hàng phải cung cấp trong 15 ngày. Tòa báo cho hai bên trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được.
Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ
- Bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, gia đình: theo yêu cầu chính đáng của đương sự, Tòa không công khai nội dung nhưng phải báo cho các bên biết tài liệu nào không được công khai (khoản 2 Điều 109).
- Ủy thác thu thập: chứng cứ ở tỉnh khác, Tòa có thể ủy thác Tòa nơi đó lấy lời khai, thẩm định tại chỗ, thực hiện trong 01 tháng; ở nước ngoài thì qua kênh tương trợ tư pháp (Điều 105).
- Giai đoạn giám đốc thẩm, tái thẩm: Thẩm tra viên Tòa án được lấy lời khai, yêu cầu cung cấp tài liệu, xác minh sự có mặt của đương sự (khoản 4 Điều 97).
Những chỗ hay hiểu sai
- Sai: cứ kiện rồi Tòa sẽ điều tra giúp. Đúng: Tòa chỉ thu thập khi đương sự chứng minh đã cố mà không tự làm được; không nộp chứng cứ thì Tòa giải quyết theo những gì đang có (khoản 1 Điều 96).
- Sai: tin nhắn chụp màn hình là đủ. Đúng: ảnh chụp dễ bị phản bác; nên giữ thiết bị gốc, lập vi bằng hoặc đề nghị giám định dữ liệu điện tử khi bên kia phủ nhận.
- Sai: chứng cứ thu được bằng mọi cách đều dùng được. Đúng: trong hình sự, chứng cứ thu thập trái trình tự không có giá trị pháp lý; trong dân sự, nguồn gốc không rõ ràng khiến tài liệu không được coi là chứng cứ.
Thuật ngữ tiếng Anh tương đương
collection of evidence hoặc evidence gathering. Yêu cầu Tòa thu thập có thể dịch request for court-ordered production of evidence. Tránh dịch là discovery: đó là cơ chế các bên buộc nhau tiết lộ chứng cứ trong tố tụng Hoa Kỳ, Việt Nam không có thủ tục tương đương.
Thuật ngữ liên quan
- Chứng cứ — đối tượng của hoạt động thu thập
- Nghĩa vụ chứng minh — lý do đương sự phải tự thu thập
- Giám định — biện pháp thu thập do Tòa trưng cầu
- Người làm chứng — nguồn lời khai cần xác định và triệu tập
- Ủy thác tư pháp — thu thập chứng cứ ở nước ngoài
- Vật chứng — loại chứng cứ phải thu giữ, bảo quản đặc biệt
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13: Điều 91, 95–97, 105, 106, 108, 109, 210 — còn hiệu lực, sửa đổi bởi Luật số 85/2025/QH15.
- Bộ luật Tố tụng hình sự số 101/2015/QH13: Điều 87, 88 — sửa đổi bởi Luật số 99/2025/QH15.
- Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15: Điều 30 (Thừa hành viên lập vi bằng) — hiệu lực từ 01/7/2026.
Hỏi đáp nhanh
Ghi âm cuộc nói chuyện mà bên kia không biết có nộp cho Tòa được không?
Có thể. Tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu nộp kèm văn bản trình bày xuất xứ: ai ghi, ghi lúc nào, ở đâu, bằng thiết bị gì (khoản 2 Điều 95 BLTTDS). Tòa sẽ đánh giá tính xác thực; bên kia có thể yêu cầu giám định. Cần lưu ý không được dùng bản ghi để xâm phạm bí mật đời tư ngoài mục đích tố tụng.
Cơ quan nhà nước không chịu cung cấp giấy tờ thì làm sao?
Gửi văn bản yêu cầu ghi rõ tài liệu cần cung cấp và lý do; cơ quan phải cung cấp trong 15 ngày hoặc trả lời bằng văn bản. Nếu vẫn không được, làm đơn đề nghị Tòa ra quyết định yêu cầu cung cấp, kèm chứng cứ đã tự yêu cầu mà không được (Điều 106 BLTTDS). Không chấp hành quyết định của Tòa có thể bị xử phạt.
Đến phiên tòa mới nộp chứng cứ có được không?
Chứng cứ Tòa đã yêu cầu mà nộp muộn thì phải chứng minh lý do chính đáng. Chứng cứ Tòa chưa từng yêu cầu, hoặc đương sự không thể biết trước đó, thì vẫn được giao nộp tại phiên tòa và các giai đoạn sau (khoản 4 Điều 96 BLTTDS).
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.