Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin giao dịch theo pháp luật thuế và kế toán. Có ba loại: có mã của cơ quan thuế, không có mã, và khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Từ 01/7/2026, khung pháp lý mới là Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Định nghĩa theo văn bản pháp luật

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2026; riêng việc dùng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh hiệu lực từ 01/01/2026)

Giải nghĩa dễ hiểu

Ba loại hóa đơn điện tử

• Có mã của cơ quan thuế: được cơ quan thuế cấp mã (số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa) trước khi gửi người mua. Đây là loại mặc định cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh và người nộp thuế rủi ro cao.
• Không có mã: dành cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải, thương mại điện tử, siêu thị… có phần mềm kế toán, phần mềm lập, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn đạt chuẩn, trừ khi bị xếp rủi ro cao.
• Khởi tạo từ máy tính tiền: cho tổ chức, hộ, cá nhân bán trực tiếp cho người tiêu dùng (siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí…), dữ liệu chuyển tới cơ quan thuế theo định dạng chuẩn (Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

Hộ kinh doanh

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, bắt buộc dùng hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền. Hộ chưa thuộc diện bắt buộc mà cần xuất hóa đơn thì khai, nộp thuế trước rồi được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh (khoản 3 Điều 26 Luật Quản lý thuế). Khi hộ dùng hóa đơn điện tử, hệ thống thuế tự lập tờ khai dựa trên dữ liệu hóa đơn để hỗ trợ khai thuế.

Thời điểm lập (Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

• Bán hàng hóa: lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Xuất khẩu: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
• Cung cấp dịch vụ: lúc hoàn thành dịch vụ; thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập khi thu tiền, trừ tiền đặt cọc.
• Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục: mỗi lần giao đều phải lập cho phần tương ứng.
• Dịch vụ cần đối soát (điện, viễn thông, logistics, ngân hàng, vận tải công nghệ cho khách doanh nghiệp…): lúc hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã với không có mã của cơ quan thuế

Ví dụ tình huống

Tình huống 1. Ngày 28/7/2026, Công ty TNHH Điện máy Bình Minh giao 20 máy lạnh cho một khách sạn, hợp đồng cho thanh toán ngày 15/8/2026. Hóa đơn phải lập ngày 28/7/2026, thời điểm chuyển giao hàng, không phải ngày nhận tiền. Lập ngày 15/8 là lập sai thời điểm; nếu cuối kỳ khai thuế tháng 7 mà không kê khai doanh thu này thì còn có nguy cơ bị xem là khai thiếu.

Tình huống 2. Anh Huỳnh Tấn Phát làm dịch vụ thiết kế nội thất, ký hợp đồng 200 triệu đồng ngày 05/8/2026, nhận trước 60 triệu đồng gọi là "tạm ứng đợt 1". Đây là thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, nên phải lập hóa đơn cho 60 triệu đồng ngày nhận tiền. Nếu hợp đồng ghi rõ 20 triệu là tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự thì khoản cọc đó chưa phải lập hóa đơn.

Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ

• Chuyển văn bản: Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực 01/7/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP. Xử lý hóa đơn có sai sót, định dạng, ký hiệu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định (khoản 7 Điều 26 Luật).
• Người mua có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn; người tiêu dùng tố giác người bán không lập hóa đơn được khen thưởng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Xử phạt: không lập hóa đơn khi bán hàng bị phạt theo số lượng hóa đơn (Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi các Nghị định 102/2021, 310/2025, 291/2026); hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ không lập hóa đơn cũng bị phạt, nhẹ hơn.
• Thời hiệu xử phạt vi phạm về hóa đơn là 02 năm (Điều 6 Luật Xử lý vi phạm hành chính, sửa năm 2025).

Những chỗ hay hiểu sai

• Sai: chưa thu tiền thì chưa phải xuất hóa đơn. Đúng: bán hàng lập khi giao hàng, không phụ thuộc thanh toán.
• Sai: nhận cọc là phải xuất hóa đơn. Đúng: tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự không phải lập; tiền tạm ứng, trả trước dịch vụ thì phải lập.
• Sai: mọi hộ kinh doanh đều phải dùng hóa đơn điện tử từ 2026. Đúng: bắt buộc với hộ doanh thu trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký; hộ khác dùng khi có nhu cầu.
• Sai: Nghị định 123/2020 vẫn là văn bản gốc về hóa đơn. Đúng: từ 01/7/2026 đã hết hiệu lực, thay bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Thuật ngữ tiếng Anh tương đương

Dùng e-invoice hoặc electronic invoice; ba loại lần lượt là e-invoice with the tax authority's code, e-invoice without the tax authority's code, cash register-generated e-invoice. Không dịch là receipt, vì biên lai, phiếu thu không có giá trị như hóa đơn trong khấu trừ thuế. Hóa đơn giá trị gia tăng là VAT invoice, hóa đơn bán hàng là sales invoice.

Thuật ngữ liên quan

• Hóa đơn — khái niệm chung, gồm các loại hóa đơn
• Chứng từ kế toán — hóa đơn là một loại chứng từ kế toán
• Hộ kinh doanh — nhóm có quy định riêng từ 01/01/2026
• Kê khai thuế — dữ liệu hóa đơn là căn cứ khai thuế
• Thuế giá trị gia tăng — hóa đơn là điều kiện khấu trừ thuế đầu vào
• Trốn thuế — không lập hóa đơn và không khai thuế bị coi là trốn thuế

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026): Điều 13, 26, 52.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/7/2026): Điều 3, 6, 9, 41, 43.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, 310/2025/NĐ-CP, 291/2026/NĐ-CP: Điều 24.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP — hết hiệu lực từ 01/7/2026.

Hỏi đáp nhanh

Hộ kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ khác có nhu cầu thì được đăng ký dùng.

Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Không. Với dịch vụ, thu tiền trước thì lập hóa đơn khi thu tiền, nhưng khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP loại trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Cần phân biệt đặt cọc với tạm ứng, trả trước một phần giá trị.

Không xuất hóa đơn cho khách bị phạt thế nào?

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi), không lập hóa đơn khi bán hàng 01 số hóa đơn bị phạt 1–2 triệu đồng, tăng theo số lượng, cao nhất 60–80 triệu đồng từ 50 số trở lên. Nếu đồng thời không khai thuế phần doanh thu đó thì bị xử lý về hành vi trốn thuế.

Hóa đơn giấy còn dùng được không?

Hầu như không. Từ 2022 toàn bộ đã chuyển sang hóa đơn điện tử; Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ còn để hóa đơn giấy bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định riêng cho đến khi chuyển đổi.