Hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi nhận tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tiền thuế và thông tin của người bán, người mua. Với người bán, hóa đơn là căn cứ kê khai doanh thu; với người mua, đó là chứng từ để tính chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Từ 01/7/2026, hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ được lập dưới dạng điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Định nghĩa theo văn bản pháp luật

Văn bản hiện hành không định nghĩa chung "hóa đơn" mà định nghĩa hình thức đang dùng là hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2026). Các loại hóa đơn: Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026).

Giải nghĩa dễ hiểu

Các loại hóa đơn (Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

• Hóa đơn giá trị gia tăng: dùng cho tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khi bán hàng trong nước, xuất khẩu, vận tải quốc tế, bán vào khu phi thuế quan.
• Hóa đơn bán hàng: dùng cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, và cho doanh nghiệp trong khu phi thuế quan.
• Hóa đơn thương mại điện tử: cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia; tem, vé, thẻ.
• Chứng từ quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Nội dung bắt buộc (Điều 10)

Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua; tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng mức, tổng tiền thanh toán; chữ ký người bán; thời điểm lập.

Hợp pháp, giả và sử dụng không hợp pháp (Điều 3)

• Hợp pháp: đúng hình thức và nội dung theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Hóa đơn giả: khởi tạo theo mẫu đã thông báo của người khác, trùng số cùng ký hiệu, hoặc làm giả hóa đơn điện tử.
• Sử dụng không hợp pháp: dùng hóa đơn giả, chưa có hoặc hết giá trị sử dụng, hóa đơn đang bị ngừng sử dụng do cưỡng chế, hóa đơn chưa đăng ký, hóa đơn chưa có mã khi bắt buộc phải có mã, hoặc hóa đơn lập từ ngày bên bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với hóa đơn bán hàng

Ví dụ tình huống

Tình huống 1. Công ty TNHH Thép Phú An mua 30 tấn thép của Công ty Hưng Long, hóa đơn giá trị gia tăng lập ngày 20/8/2026, tiền hàng 450 triệu đồng, thuế 45 triệu đồng, đã chuyển khoản. Ngày 05/8/2026, cơ quan thuế đã thông báo Hưng Long không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Hóa đơn ngày 20/8 lập sau mốc đó nên là hóa đơn sử dụng không hợp pháp. Phú An không được khấu trừ 45 triệu đồng và phải khai bổ sung. Nếu giao dịch có thật, đã ghi sổ đầy đủ và lỗi không thuộc bên mua, hành vi được xếp vào khai sai (khoản 2 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025) chứ không phải trốn thuế; Phú An tự khai bổ sung, nộp đủ thuế trước khi bị kiểm tra thì không bị phạt, chỉ nộp tiền chậm nộp (điểm a khoản 2 Điều 44).

Tình huống 2. Bà Đào Thị Hằng đóng viện phí 18 triệu đồng tại bệnh viện, đề nghị ghi số định danh cá nhân lên hóa đơn. Có hóa đơn ghi đúng thông tin của mình cùng bảng kê chi phí khám chữa bệnh, bà dùng được khoản này để giảm trừ chi y tế khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (khoản 3 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).

Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ

• Không phải lập hóa đơn (Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP): góp vốn bằng tài sản; điều chuyển tài sản nội bộ hoặc khi chia, tách, sáp nhập; hộ, cá nhân cho thuê bất động sản; đại lý xổ số, bảo hiểm, đa cấp đã được khấu trừ thuế.
• Hộ kinh doanh: doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền (Nghị định 68/2026/NĐ-CP sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP). Chi tiết về loại và thời điểm lập xem hóa đơn điện tử.
• Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào: có hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù Chính phủ quy định (khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15).
• Lưu trữ: hóa đơn điện tử lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, phải in ra hoặc tra cứu được khi có yêu cầu, thời hạn lưu theo pháp luật kế toán (Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

Những chỗ hay hiểu sai

• Sai: có hóa đơn là chắc chắn được khấu trừ thuế. Đúng: còn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn phải hợp pháp; hóa đơn lập sau ngày bên bán bị xác định bỏ địa chỉ kinh doanh vẫn bị loại.
• Sai: phiếu thu, biên lai cũng dùng thay hóa đơn được. Đúng: phiếu thu là chứng từ nội bộ; biên lai phí, lệ phí và chứng từ khấu trừ thuế là chứng từ, không có giá trị như hóa đơn khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
• Sai: hóa đơn sai thì xóa đi lập lại. Đúng: hóa đơn điện tử đã gửi người mua có sai sót phải xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính (khoản 7 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025), không được tự ý hủy.

Thuật ngữ tiếng Anh tương đương

Hóa đơn là invoice; hóa đơn giá trị gia tăng là VAT invoice hoặc value-added tax invoice; hóa đơn bán hàng là sales invoice; hóa đơn thương mại là commercial invoice. Không dịch là receipt (phiếu thu) hay bill, vì hai chữ này không mang nghĩa chứng từ thuế. Hóa đơn giả là counterfeit invoice.

Thuật ngữ liên quan

• Hóa đơn điện tử — hình thức bắt buộc, ba loại và thời điểm lập
• Thuế giá trị gia tăng — hóa đơn GTGT là điều kiện khấu trừ thuế đầu vào
• Kê khai thuế — dữ liệu hóa đơn là căn cứ khai doanh thu
• Trốn thuế — không lập hóa đơn và không khai thuế
• Ấn định thuế — áp dụng khi dùng hóa đơn không hợp pháp nhưng hàng có thật
• Chứng từ kế toán — khái niệm rộng hơn, hóa đơn là một loại
• Hộ kinh doanh — ngưỡng 01 tỷ đồng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026): Điều 24, 26, 37, 45.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/7/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Điều 3, 5, 7, 8, 10, 22, 41.
• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (sửa đổi bởi Luật 90/2025, 149/2025, 09/2026): Điều 14.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt về thuế, hóa đơn (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021, 310/2025, 291/2026): Điều 24.

Hỏi đáp nhanh

Mua hàng của doanh nghiệp đã "bỏ trốn" thì hóa đơn còn dùng được không?

Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là hóa đơn sử dụng không hợp pháp. Bên mua phải loại khoản thuế đầu vào, chi phí tương ứng và khai bổ sung; hóa đơn lập trước mốc đó vẫn được xem xét bình thường nếu giao dịch có thật.

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số của người mua không?

Không bắt buộc. Điểm e khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc quy định riêng. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cũng không bắt buộc chữ ký số của người bán.

Cá nhân mua hàng có được yêu cầu ghi số định danh cá nhân lên hóa đơn không?

Được. Điểm d khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép ghi mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua. Ghi đúng số định danh giúp người mua dùng hóa đơn để chứng minh khoản chi y tế, giáo dục khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Bán hàng mà không xuất hóa đơn bị xử lý thế nào?

Nếu chỉ không lập hóa đơn nhưng vẫn kê khai doanh thu thì bị phạt về hóa đơn theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi). Nếu vừa không lập hóa đơn vừa không kê khai thuế thì là hành vi trốn thuế theo điểm c khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025, bị phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.