Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo bằng thuật toán mật mã khóa không đối xứng: người ký dùng khóa bí mật của mình để ký, người nhận dùng khóa công khai ghi trên chứng thư chữ ký số để kiểm tra. Chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay của người đó trên văn bản giấy.
Định nghĩa theo văn bản pháp luật
12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2024; Văn bản hợp nhất số 154/2026/VBHN-LQ-VPQH)
Chữ ký số chứng minh ai ký và văn bản không bị sửa, nhưng không che giấu nội dung.
Giải nghĩa dễ hiểu
Cặp khóa và chứng thư
Khóa bí mật nằm trong USB token, thẻ, SIM hoặc trong hệ thống của nhà cung cấp nếu ký số từ xa; khóa công khai được công bố trên chứng thư chữ ký số — "giấy chứng minh" cho cặp khóa, ghi tên thuê bao, số hiệu, thời hạn, phạm vi sử dụng. Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có hiệu lực tối đa 03 năm; hết hạn phải gia hạn hoặc cấp mới.
Sáu điều kiện để là chữ ký số (khoản 3 Điều 22)
- Xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận của họ với thông điệp dữ liệu.
- Gắn duy nhất với nội dung được chấp thuận.
- Dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Mọi thay đổi sau khi ký đều phát hiện được.
- Được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số (công cộng hoặc chuyên dùng công vụ).
- Phương tiện ký không để lộ, không cho dùng lại dữ liệu tạo chữ ký.
Điều kiện thứ ba là chỗ thực tế hay vỡ nhất: token để ở phòng kế toán, mật khẩu dán dưới bàn phím, ai cũng ký được.
Hai loại chữ ký số theo phạm vi
Chữ ký số công cộng dùng cho khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan, hợp đồng giữa doanh nghiệp. Chữ ký số chuyên dùng công vụ dùng trong hoạt động công vụ, do tổ chức thuộc hệ thống cơ yếu cấp (Điều 24). Chữ ký điện tử chuyên dùng mà ngân hàng, doanh nghiệp tự tạo lập cho nội bộ không phải chữ ký số.
Giá trị pháp lý
Khoản 2 Điều 23: chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy. Chữ ký số của người có thẩm quyền chỉ được dùng đúng chức danh ghi trên chứng thư; ký thay, ký thừa lệnh được hiểu theo chức danh của người ký số (Điều 14 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
Phân biệt chữ ký số với các hình thức chữ ký điện tử khác
| Tiêu chí | Chữ ký số | Ảnh chữ ký, mã OTP, bấm nút đồng ý |
|---|---|---|
| Công nghệ | Mật mã khóa không đối xứng, có chứng thư | Không cần mật mã; có thể chỉ là hình ảnh hoặc mã một lần |
| Phát hiện sửa nội dung sau khi ký | Có, phần mềm kiểm tra báo ngay | Thường không; ảnh chữ ký dán được vào văn bản bất kỳ |
| Giá trị pháp lý | Tương đương chữ ký tay (khoản 2 Điều 23) | Không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử (khoản 1 Điều 23), nhưng phải chứng minh thêm |
| Thay xác nhận của tổ chức | Được, nếu là chữ ký số của tổ chức | Không |
| Ai cấp | Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có giấy phép | Bên cung cấp ứng dụng, nền tảng tự thiết lập |
Ví dụ tình huống
Công ty TNHH Bao bì Minh Khang (phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh) ký hợp đồng mua 1,2 tỷ đồng giấy cuộn với một nhà cung cấp ở Bắc Ninh qua thư điện tử. Ngày 15/3/2026, giám đốc ông Phạm Văn Tú ký số tệp PDF hợp đồng; chứng thư chữ ký số công cộng của công ty đã hết hạn từ ngày 12/3/2026 mà kế toán quên gia hạn. Bên bán không kiểm tra, giao đợt đầu 400 triệu đồng; Minh Khang nhận hàng và thanh toán. Giá giấy giảm, Minh Khang từ chối nhận đợt hai, lập luận hợp đồng "chưa được ký hợp lệ".
Kết luận: theo điểm c khoản 2 Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số chỉ có hiệu lực khi chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký; chữ ký ngày 15/3/2026 không đạt chữ ký số. Bên bán bỏ qua nghĩa vụ kiểm tra nên tự chịu rủi ro về chữ ký đó (khoản 3 Điều 16). Nhưng hợp đồng mua bán hàng hóa không bắt buộc hình thức: thư điện tử trao đổi và việc Minh Khang đã nhận, thanh toán đợt một là chứng cứ hợp đồng đã xác lập (Điều 119 Bộ luật Dân sự, Điều 11 Luật Giao dịch điện tử). Minh Khang khó thoát nghĩa vụ chỉ vì chứng thư hết hạn; tranh chấp thuộc Tòa án nhân dân khu vực hoặc trọng tài nếu có thỏa thuận.
Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ
- Trước khi ký, người ký phải kiểm tra trạng thái chứng thư của mình và của tổ chức phát hành; chỉ ký khi cả hai còn hiệu lực (Điều 15 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
- Khi nhận, người nhận phải kiểm tra chứng thư tại thời điểm ký và phạm vi sử dụng (Điều 16).
- Ký số từ xa: nhà cung cấp được lưu khóa bí mật của thuê bao trong hệ thống an toàn, người dùng xác nhận ký qua ứng dụng (khoản 4 Điều 37). Tiện, nhưng điện thoại và tài khoản phải được giữ như con dấu.
- Thu hồi: thuê bao là cá nhân chết, mất tích theo tuyên bố của tòa án hoặc doanh nghiệp giải thể, phá sản thì chứng thư bị thu hồi (Điều 42).
- Chữ ký số nước ngoài muốn dùng tại Việt Nam phải được công nhận (Điều 26) hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế với bên không hiện diện tại Việt Nam (Điều 27).
Những chỗ hay hiểu sai
- Sai: chèn ảnh chữ ký và con dấu vào PDF là "ký số". — Đúng: đó chỉ là hình ảnh; chữ ký số nằm trong cấu trúc tệp và kiểm tra được bằng phần mềm.
- Sai: giao token cho kế toán ký thay là chuyện nội bộ. — Đúng: thuê bao phải tự kiểm soát khóa bí mật (khoản 5 Điều 45); văn bản ký bằng token đó được coi là của chủ chứng thư.
- Sai: chữ ký số giữ bí mật nội dung hợp đồng. — Đúng: luật nói rõ chữ ký số không bảo đảm tính bí mật.
Thuật ngữ tiếng Anh tương đương
Digital signature là cách dịch chuẩn, chỉ đúng chữ ký dựa trên hạ tầng khóa công khai (public key infrastructure, PKI). Đừng dùng electronic signature cho chữ ký số vì đó là khái niệm rộng hơn (tương ứng "chữ ký điện tử"). Ở Liên minh châu Âu, mức gần nhất là qualified electronic signature. Chứng thư chữ ký số thường dịch là digital certificate hoặc digital signature certificate; tính chống chối bỏ là non-repudiation.
Thuật ngữ liên quan
- Chữ ký điện tử — khái niệm mẹ; chữ ký số là một loại chữ ký điện tử
- Chứng thư số — tài liệu điện tử bảo đảm cho cặp khóa của người ký
- Thông điệp dữ liệu — đối tượng được ký số
- Hợp đồng điện tử — nơi chữ ký số được dùng nhiều nhất giữa doanh nghiệp
- Hóa đơn điện tử — người bán phải ký số trên hóa đơn
- Định danh điện tử — tài khoản mức độ 2 dùng để đăng ký chứng thư
Căn cứ pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực 01/7/2024) — khoản 11, 12, 13 Điều 3; Điều 9, 11, 22, 23, 24, 26, 27, 33. Văn bản hợp nhất số 154/2026/VBHN-LQ-VPQH.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (hiệu lực 10/4/2025), sửa đổi bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP — Điều 7, 13–17, 34, 37, 41, 42, 45; Văn bản hợp nhất số 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN.
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 — Điều 119.
- Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) — Điều 64 về văn bản công chứng điện tử.
Hỏi đáp nhanh
Doanh nghiệp đã có chữ ký số thì còn cần đóng dấu không?
Trên văn bản điện tử thì không. Khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép chữ ký số của cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức đó xác nhận. Thực tế doanh nghiệp thường ký hai chữ ký số: của người đại diện theo pháp luật và của chính doanh nghiệp. Văn bản giấy thì vẫn ký tay và đóng dấu như cũ (nếu doanh nghiệp dùng dấu).
Một người có thể có mấy chữ ký số?
Luật không giới hạn. Một cá nhân có thể đồng thời dùng chứng thư cá nhân, chứng thư ghi chức danh tại công ty (Điều 13 Nghị định 23/2025/NĐ-CP yêu cầu ghi rõ chức danh và tên tổ chức), và dịch vụ ký số từ xa trên điện thoại. Mỗi chứng thư chỉ được dùng đúng phạm vi ghi trên chứng thư.
Chữ ký số có thay được công chứng không?
Không. Khoản 2 Điều 9 Luật Giao dịch điện tử nói rõ: văn bản bắt buộc công chứng thì thông điệp dữ liệu chỉ đạt yêu cầu khi được công chứng theo Luật Công chứng. Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất ký số giữa hai bên vẫn phải công chứng; công chứng điện tử thì văn bản phải có chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng.
Mất USB token hoặc nghi lộ mật khẩu ký số thì làm gì?
Báo cho nhà cung cấp dịch vụ trong 24 giờ để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư (khoản 6 Điều 45 Nghị định 23/2025/NĐ-CP), giữ lại bằng chứng đã báo. Văn bản ai đó ký bằng khóa của bạn trước thời điểm báo vẫn có thể bị coi là của bạn, nên càng báo sớm càng hẹp phạm vi rủi ro.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.