Chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử gắn với một văn bản điện tử để cho biết ai ký và người đó chấp thuận nội dung. Đây là khái niệm rộng: chữ ký số dùng khóa mật mã là một loại chữ ký điện tử, nhưng không phải mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký số — và chỉ một số loại mới được luật công nhận ngang chữ ký tay.
Định nghĩa theo văn bản pháp luật
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.
Khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2024); hướng dẫn tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (hiệu lực từ 10/4/2025, sửa đổi bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP).
Giải nghĩa dễ hiểu
Ba loại theo phạm vi sử dụng (khoản 1 Điều 22)
- Chữ ký điện tử chuyên dùng — do một cơ quan, tổ chức tự tạo lập, dùng riêng cho hoạt động của mình (ví dụ hệ thống ký nội bộ của ngân hàng). Không được đem kinh doanh.
- Chữ ký số công cộng — dùng trong hoạt động công cộng, bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Đây là loại doanh nghiệp, cá nhân hay dùng để ký tờ khai thuế, hóa đơn, hợp đồng.
- Chữ ký số chuyên dùng công vụ — dùng trong hoạt động công vụ, do tổ chức chứng thực chuyên dùng công vụ cấp.
Loại nào ngang chữ ký tay
Mọi chữ ký điện tử đều không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử (khoản 1 Điều 23). Nhưng chỉ chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn (được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp chứng nhận) mới có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên giấy, và thay được yêu cầu xác nhận của cơ quan, tổ chức (khoản 2, 3 Điều 23). Các loại khác vẫn có giá trị, nhưng khi tranh chấp phải chứng minh thêm.
Sáu điều kiện của chữ ký số (khoản 3 Điều 22)
- Xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận nội dung.
- Dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn duy nhất với nội dung được chấp thuận.
- Dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Mọi thay đổi sau khi ký đều phát hiện được.
- Được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số.
- Phương tiện tạo chữ ký không để lộ khóa, không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
OTP, nút "Đồng ý" không phải chữ ký điện tử
Khoản 4 Điều 22 tách riêng "các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử" — mã OTP, bấm nút xác nhận, vẽ chữ ký trên màn hình — và để luật chuyên ngành điều chỉnh. Chúng vẫn có thể chứng minh ý chí, nhưng không được hưởng giá trị mặc định của chữ ký số.
Phân biệt chữ ký điện tử với chữ ký số
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
|---|---|---|
| Căn cứ | Khoản 11 Điều 3 | Khoản 12 Điều 3, khoản 3 Điều 22 |
| Quan hệ | Khái niệm rộng, bao trùm | Một loại chữ ký điện tử |
| Công nghệ | Bất kỳ: ảnh chữ ký, chữ ký vẽ tay trên màn hình, mã xác thực | Thuật toán khóa không đối xứng: khóa bí mật để ký, khóa công khai để kiểm tra |
| Giá trị | Không bị phủ nhận vì là điện tử; tùy loại mà phải chứng minh thêm | Tương đương chữ ký tay (khoản 2 Điều 23) |
| Bảo đảm | Tùy loại | Xác thực, toàn vẹn, chống chối bỏ — nhưng không bảo đảm bí mật nội dung |
Ví dụ tình huống
Ngày 03/02/2026, Công ty TNHH Thành Đạt ở phường Phố Hiến, tỉnh Hưng Yên ký hợp đồng mua thép 1,2 tỷ đồng với một nhà cung cấp qua nền tảng ký số; giám đốc hai bên ký bằng chữ ký số công cộng. Tháng 5/2026, giá thép tăng, nhà cung cấp không giao hàng và cho rằng giám đốc của họ "không hề ký", có thể nhân viên đã tự dùng thiết bị ký.
Phân tích: Thành Đạt kiểm tra chứng thư chữ ký số của bên kia tại thời điểm ký — còn hiệu lực trên hệ thống của tổ chức cấp và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (Điều 16 Nghị định 23/2025). Khi đó, chữ ký có giá trị như chữ ký tay của giám đốc (khoản 2 Điều 23). Lập luận "nhân viên tự ký" không giúp nhà cung cấp thoát nghĩa vụ: dữ liệu tạo chữ ký phải thuộc sự kiểm soát của người ký; để người khác dùng là rủi ro của chủ chứng thư, và họ cũng không báo tạm dừng hay thu hồi chứng thư trước ngày ký. Thành Đạt có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân khu vực hoặc theo thỏa thuận trọng tài, nộp tệp hợp đồng gốc có chữ ký số (không phải bản in). Ngược lại, nếu hợp đồng chỉ có ảnh chữ ký dán vào PDF, Thành Đạt sẽ phải chứng minh ý chí giao kết bằng email, lịch sử trao đổi.
Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ
- Thời hạn chứng thư: chứng thư chữ ký số công cộng tối đa 03 năm; chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng 10 năm (Điều 7 Nghị định 23/2025). Hết hạn mà không gia hạn thì chữ ký tạo sau đó không hợp lệ.
- Trước khi ký, người ký phải kiểm tra trạng thái chứng thư của mình và của tổ chức phát hành; không có hiệu lực thì không ký (Điều 15 Nghị định 23/2025).
- Người nhận phải kiểm tra trạng thái chứng thư tại thời điểm ký; không kiểm tra mà chấp nhận thì tự chịu rủi ro (khoản 3 Điều 16).
- Chữ ký điện tử nước ngoài được dùng tại Việt Nam khi được công nhận, hoặc được chấp nhận trong giao dịch quốc tế do các bên tự chịu trách nhiệm (Điều 26, 27 Luật).
- Xử phạt: dùng chữ ký số của người được cấp chứng thư của tổ chức để giao dịch không đúng thẩm quyền, khai sai để xin chứng thư: 40–60 triệu đồng (khoản 2 Điều 86 Nghị định 174/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2026).
Những chỗ hay hiểu sai
- Sai: "Ảnh chữ ký dán vào file là chữ ký số." — Đúng: đó chỉ là hình ảnh; không có khóa mật mã, không phát hiện được sửa đổi.
- Sai: "Chữ ký số giúp bảo mật nội dung." — Đúng: luật nói rõ chữ ký số không bảo đảm tính bí mật; muốn bảo mật phải mã hóa.
- Sai: "Đưa USB token cho kế toán giữ là bình thường." — Đúng: người được cấp chứng thư phải giữ quyền kiểm soát khóa; người khác ký thay vẫn ràng buộc chủ chứng thư.
- Sai: "Xác thực bằng OTP ngân hàng là chữ ký điện tử." — Đúng: đó là hình thức xác nhận khác theo khoản 4 Điều 22, do pháp luật chuyên ngành điều chỉnh.
Thuật ngữ tiếng Anh tương đương
Electronic signature tương ứng chữ ký điện tử; digital signature tương ứng chữ ký số. Trong quy định eIDAS của châu Âu, chữ ký số được chứng thực gần với qualified electronic signature. Tránh dùng lẫn hai chữ "electronic" và "digital" trong hợp đồng song ngữ — hệ quả pháp lý khác nhau.
Thuật ngữ liên quan
- Chữ ký số — loại chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay
- Chứng thư số — thông điệp dữ liệu bảo đảm cho chữ ký số
- Thông điệp dữ liệu — đối tượng được ký
- Giao dịch điện tử — khung pháp lý chung
- Hợp đồng điện tử — nơi chữ ký điện tử được dùng nhiều nhất
- Hóa đơn điện tử — chứng từ phải ký số khi lập
Căn cứ pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 — Điều 3, 22, 23, 25–28; hiệu lực từ 01/7/2024 (Văn bản hợp nhất 154/2026/VBHN-LQ-VPQH).
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy — Điều 7, 15, 16; hiệu lực từ 10/4/2025, sửa đổi bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất 17/2026/VBHN-NĐ-BKHCN).
- Nghị định 174/2026/NĐ-CP — Điều 86, 87; hiệu lực từ 01/7/2026.
Hỏi đáp nhanh
Cá nhân có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc với giao dịch thông thường. Cá nhân cần khi nộp hồ sơ, ký tờ khai, hợp đồng đòi hỏi chữ ký số, hoặc muốn có chứng cứ mạnh nhất khi ký từ xa. Chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm, phải gia hạn.
Ký hợp đồng bằng chữ ký số có cần đóng dấu không?
Khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử coi yêu cầu xác nhận của cơ quan, tổ chức được đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó. Vì vậy doanh nghiệp ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp thì không cần "đóng dấu" thêm trên bản điện tử.
Mất USB token chữ ký số phải làm gì?
Báo ngay tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư. Từ thời điểm chứng thư bị tạm dừng, thu hồi, người nhận biết hoặc được thông báo mà vẫn chấp nhận chữ ký thì tự chịu trách nhiệm (điểm b khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2025).
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.