Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của các chủ sở hữu nhà chung cư — hoặc người sử dụng nếu chủ sở hữu không dự và có ủy quyền — để quyết định các việc chung của tòa nhà như bầu Ban quản trị, thông qua nội quy, giá dịch vụ quản lý vận hành, kế hoạch bảo trì và lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Đây là cơ quan quyết định cao nhất trong quản lý một tòa nhà nhiều chủ sở hữu.
Định nghĩa theo văn bản pháp luật
Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư bao gồm chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư.
Khoản 1 Điều 145 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/8/2024)
Giải nghĩa dễ hiểu
Hội nghị quyết những gì
Với nhà nhiều chủ sở hữu (khoản 3 Điều 145): bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Ban quản trị; nội quy; quy chế hoạt động, quy chế thu chi và thù lao Ban quản trị; giá dịch vụ quản lý vận hành và việc dùng kinh phí bảo trì; chọn đơn vị quản lý vận hành; kế hoạch bảo trì; báo cáo vận hành, bảo trì. Quyết định thông qua theo đa số, lập biên bản có chữ ký chủ trì và thư ký (khoản 5).
Ba loại hội nghị và ngưỡng tham dự
| Loại | Khi nào họp | Ngưỡng tham dự |
|---|---|---|
| Lần đầu | Trong 12 tháng từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng và đã bàn giao tối thiểu 50% số căn (không tính căn chủ đầu tư giữ lại); quá 12 tháng chưa đủ 50% thì họp khi đủ | Tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao |
| Thường niên | Mỗi năm một lần | Tối thiểu 30% (hoặc tỷ lệ thấp hơn do Hội nghị lần đầu quyết); nếu kết hợp bầu thay Trưởng, Phó ban, thay đơn vị vận hành thì 50% |
| Bất thường | Bầu thay Ban quản trị, thay đơn vị vận hành, điều chỉnh giá, bảo trì đột xuất, hoặc theo đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu | 50%; nếu họp theo đơn của cư dân thì tối thiểu 75% số người đã ký đơn |
Căn cứ: Điều 15, 16, 17 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD.
Cách tính phiếu
1 m² diện tích sở hữu riêng = 01 phiếu; phần lẻ dưới 1 m² không thành phiếu; tranh cãi diện tích thì lấy theo hợp đồng mua bán (khoản 3 Điều 18 Quy chế). Chủ sở hữu được ủy quyền cho chủ sở hữu khác hoặc người đang sử dụng căn hộ dự họp và biểu quyết (khoản 5 Điều 18). Người đã nhận nhà nhưng chưa trả hết tiền vẫn là thành viên Hội nghị, trừ khi hợp đồng thuộc diện bị chấm dứt (khoản 2 Điều 14).
Phân biệt Hội nghị nhà chung cư với Ban quản trị
| Tiêu chí | Hội nghị nhà chung cư | Ban quản trị |
|---|---|---|
| Thành phần | Toàn thể chủ sở hữu (hoặc người được ủy quyền) | Từ 03 thành viên do Hội nghị bầu |
| Vai trò | Quyết định | Thực hiện, đề xuất |
| Cách biểu quyết | Theo m² sở hữu riêng, đa số người dự | Theo đầu người; chi bảo trì cần 75% tổng số thành viên |
| Tần suất | Ít nhất mỗi năm một lần | Theo quy chế hoạt động |
Ví dụ tình huống
Tình huống 1. Tòa nhà 500 căn ở phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh bàn giao đưa vào sử dụng ngày 01/6/2025; đến 01/6/2026 đã có 380 căn nhận nhà (76%) nhưng chủ đầu tư chưa họp Hội nghị. Đại diện 60 hộ làm đơn gửi Ủy ban nhân dân phường Hiệp Bình ngày 10/6/2026. Hạn tổ chức là 10/7/2026. Hội nghị do phường tổ chức không cần đủ 190 người dự (50% của 380); chi phí do cư dân đóng góp. Kết quả bầu Ban quản trị có giá trị như hội nghị do chủ đầu tư tổ chức, và chủ đầu tư dù vắng mặt vẫn phải chấp hành (điểm a khoản 2 Điều 18 Quy chế).
Tình huống 2. Hội nghị thường niên 2026 của một tòa nhà ở TP. Hải Phòng có 34% đại diện chủ sở hữu dự, nhưng Ban quản trị đưa thêm nội dung thay đơn vị quản lý vận hành và biểu quyết thông qua. Nội dung thay đơn vị đòi tối thiểu 50% tham dự (khoản 2 Điều 17 Quy chế), nên quyết định này không được công nhận; Ban quản trị phải tổ chức lại hoặc đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức (khoản 6 Điều 17). Các nội dung thường niên khác như thông qua báo cáo thu chi vẫn hợp lệ vì đủ 30%.
Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ
- Chuẩn bị Hội nghị lần đầu: chủ đầu tư lập dự thảo quy chế họp, quy chế bầu Ban quản trị, đề xuất giá dịch vụ, dự thảo kế hoạch bảo trì; kiểm tra tư cách và giấy ủy quyền của người dự (khoản 3 Điều 15 Quy chế).
- Không đủ người dự: trong 07 ngày làm việc từ ngày họp ghi trong giấy mời, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức (điểm a khoản 2 Điều 15).
- Cải tạo, xây dựng lại: biểu quyết theo Nghị định 98/2024/NĐ-CP — mỗi căn hộ một phiếu, ít nhất 70% tổng số đại diện chủ sở hữu tham gia, doanh nghiệp được chọn phải được tối thiểu 75% số người dự họp đồng ý (khoản 6 Điều 17 Nghị định 98/2024/NĐ-CP).
- Nhà một chủ sở hữu: Hội nghị chỉ quyết Ban quản trị, nội quy, quy chế, báo cáo (khoản 4 Điều 145).
- Phát hiện sai phạm tài chính: Hội nghị có thể bãi nhiệm thành viên, lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị chuyên môn kiểm tra sổ sách (khoản 7 Điều 17 Quy chế).
Những chỗ hay hiểu sai
- Sai: mỗi căn hộ một phiếu. — Đúng: biểu quyết quản lý thông thường tính theo m² sở hữu riêng; chỉ khi chọn chủ đầu tư cải tạo, xây dựng lại mới tính mỗi căn một phiếu.
- Sai: người thuê nhà không được dự họp. — Đúng: người sử dụng được dự và biểu quyết nếu có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu.
- Sai: chủ đầu tư không tổ chức thì cư dân tự họp, tự bầu là xong. — Đúng: hội nghị tự phát không đúng trình tự sẽ không được công nhận; đường đúng là đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức.
- Sai: biên bản chỉ cần chữ ký Trưởng ban. — Đúng: biên bản Hội nghị phải có chữ ký các thành viên chủ trì và thư ký.
Thuật ngữ tiếng Anh tương đương
Dịch là Apartment Building Owners’ Conference hoặc general meeting of apartment owners. Hội nghị thường niên, bất thường: annual general meeting (AGM), extraordinary general meeting (EGM). Tránh “residents’ meeting” vì luật xác định thành viên theo chủ sở hữu, không theo người cư trú.
Thuật ngữ liên quan
- Ban quản trị nhà chung cư — do Hội nghị bầu.
- Phí quản lý vận hành nhà chung cư — Hội nghị thông qua mức giá.
- Quỹ bảo trì nhà chung cư — Hội nghị duyệt kế hoạch chi.
- Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư — Hội nghị chọn, thay.
- Phần sở hữu riêng trong nhà chung cư — cơ sở tính số phiếu.
- Cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư — có quy tắc biểu quyết riêng.
Căn cứ pháp lý
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15: Điều 145 — hiệu lực từ 01/8/2024.
- Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD (sửa đổi bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD): Điều 14–18, 41, 45.
- Nghị định 98/2024/NĐ-CP: khoản 6 Điều 17 (biểu quyết chọn chủ đầu tư cải tạo, xây dựng lại).
Hỏi đáp nhanh
Chủ đầu tư cố tình không tổ chức Hội nghị lần đầu thì làm thế nào?
Khi tòa nhà đã bàn giao quá 12 tháng và đủ 50% số căn đã bàn giao, đại diện chủ sở hữu làm đơn gửi Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong 30 ngày kể từ khi nhận đơn, Ủy ban phải tổ chức Hội nghị; hội nghị này không bị ràng buộc tỷ lệ tham dự 50% và có giá trị như hội nghị do chủ đầu tư tổ chức (khoản 5, 6, 7 Điều 15 Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD).
Có được họp Hội nghị nhà chung cư trực tuyến không?
Chỉ khi không thể họp trực tiếp do dịch bệnh, thiên tai thì mới họp trực tuyến hoặc kết hợp (khoản 2 Điều 145 Luật Nhà ở 2023). Ngoài trường hợp đó phải họp trực tiếp; người khuyết tật không đến được thì lấy phiếu tại căn hộ (khoản 4 Điều 18 Quy chế).
Không đi họp thì có phải chấp hành nghị quyết Hội nghị không?
Có. Chủ sở hữu phải chấp hành đầy đủ quyết định của Hội nghị nhà chung cư kể cả khi không tham dự (điểm d khoản 1 Điều 41 Quy chế). Nếu cho rằng hội nghị họp sai quy định, có thể đề nghị không công nhận kết quả (khoản 1 Điều 45 Quy chế).
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.