Ban quản trị nhà chung cư

Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức đại diện các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, do Hội nghị nhà chung cư bầu ra và được Ủy ban nhân dân cấp xã công nhận, có nhiệm vụ quản lý kinh phí bảo trì, ký hợp đồng quản lý vận hành và giám sát việc sử dụng tòa nhà.

Định nghĩa theo văn bản pháp luật

Luật Nhà ở không định nghĩa bằng một câu mà quy định điều kiện thành lập, thành phần, quyền và trách nhiệm tại Điều 146, 147, 148. Quy định cốt lõi:

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và có từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập Ban quản trị nhà chung cư. Thành phần Ban quản trị nhà chung cư bao gồm đại diện các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư, trừ trường hợp chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không cử đại diện tham gia Ban quản trị nhà chung cư.

Khoản 2 Điều 146 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/8/2024)

Giải nghĩa dễ hiểu

Khi nào bắt buộc, khi nào tùy chọn

Nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên: bắt buộc. Một chủ sở hữu, hoặc nhiều chủ sở hữu nhưng dưới 20 căn: cư dân tự quyết có lập hay không (khoản 1 Điều 146). Không lập thì phải cử người đại diện quản lý tài khoản kinh phí bảo trì (khoản 6 Điều 155).

Cơ cấu và nhiệm kỳ

• Tòa nhà một khối: tối thiểu 03 thành viên; nhiều khối: mỗi khối ít nhất 01 người; cụm nhà chung cư: tối thiểu 06 (khoản 1 Điều 21 Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD).
• Gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban; đại diện chủ đầu tư (nếu được cử) đương nhiên là Phó ban hoặc có thể được bầu làm Trưởng ban.
• Nhiệm kỳ 03 năm kể từ ngày có quyết định công nhận; bầu lại tại Hội nghị thường niên năm cuối nhiệm kỳ (khoản 3 Điều 19 Quy chế).
• Trong 03 tháng kể từ khi được công nhận, thành viên phải học và có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư (khoản 2 Điều 20 Quy chế).

Thủ tục công nhận hiện nay

Trong 10 ngày kể từ ngày có biên bản bầu, nộp hồ sơ (văn bản đề nghị, biên bản Hội nghị, danh sách thành viên, quy chế hoạt động) tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư; trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp xã ra quyết định công nhận (Điều 22, 23 Quy chế; Điều 49 Quy chế đã sửa bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD). Trước 01/7/2025, việc này do Ủy ban nhân dân cấp huyện làm hoặc ủy quyền cho cấp xã. Ban quản trị nhiều chủ sở hữu chỉ bắt đầu hoạt động khi đã đăng ký con dấu và mở tài khoản (khoản 5 Điều 23 Quy chế).

Quyền và trách nhiệm chính

Nhận hồ sơ nhà chung cư và kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư (được yêu cầu cưỡng chế nếu chủ đầu tư chây ì); chi bảo trì theo kế hoạch Hội nghị thông qua; ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành do Hội nghị chọn; báo cáo thu chi tại Hội nghị (Điều 147, 148 Luật Nhà ở).

Phân biệt Ban quản trị với đơn vị quản lý vận hành

Ví dụ tình huống

Tình huống 1. Tòa nhà 420 căn ở phường Long Biên, Hà Nội họp Hội nghị lần đầu ngày 14/3/2026, bầu Ban quản trị 5 người, trong đó Phó ban do chủ đầu tư cử. Hạn nộp hồ sơ công nhận là 24/3/2026; Ủy ban nhân dân phường Long Biên nhận đủ hồ sơ ngày 20/3 thì phải ra quyết định trong 07 ngày làm việc. Sau đó Ban quản trị khắc dấu, mở tài khoản rồi gửi văn bản đề nghị chủ đầu tư bàn giao kinh phí bảo trì; hai bên có 30 ngày để quyết toán số liệu (điểm b khoản 2 Điều 153 Luật Nhà ở).

Tình huống 2. Trưởng ban một tòa nhà ở TP. Đà Nẵng tự ký hợp đồng sơn lại hành lang 820 triệu đồng bằng tiền bảo trì, biên bản chỉ có chữ ký 2/5 thành viên. Quyết định chi bảo trì của Ban quản trị tòa nhà phải được 75% tổng số thành viên đồng ý (điểm a khoản 3 Điều 25 Quy chế) — ở đây cần ít nhất 4/5. Quyết định vượt quyền không có giá trị pháp lý (khoản 3, 4 Điều 148 Luật Nhà ở); người ký phải bồi thường nếu gây thiệt hại, và tổ chức tín dụng có quyền từ chối giải ngân khi hồ sơ thiếu biên bản họp hợp lệ (khoản 3 Điều 37 Quy chế).

Áp dụng trong thực tế và ngoại lệ

• Bãi nhiệm: khi không báo cáo Hội nghị, không hoạt động, thành viên bỏ việc 03 tháng liên tiếp hoặc dự chưa tới 30% số cuộc họp trong năm, vi phạm quy chế thu chi, hoặc có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu (khoản 2 Điều 26 Quy chế).
• Bàn giao giữa hai nhiệm kỳ: Ban cũ phải giao hồ sơ, con dấu, tài khoản trong tối đa 15 ngày kể từ khi Ban mới được công nhận và có văn bản đề nghị (khoản 8 Điều 19 Quy chế). Ban cũ không giao tài khoản thì Ban mới yêu cầu ngân hàng phong tỏa, chuyển giao (khoản 2 Điều 44 Quy chế).
• Khoảng trống: Ban quản trị chấm dứt mà Ban mới chưa được công nhận thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị (khoản 5 Điều 148 Luật Nhà ở).

Những chỗ hay hiểu sai

• Sai: Ban quản trị được bầu xong là hoạt động ngay. — Đúng: phải có quyết định công nhận, con dấu và tài khoản.
• Sai: Ban quản trị là cấp trên của cư dân, được tự đặt ra khoản thu. — Đúng: mọi mức thu, thù lao, quy chế thu chi do Hội nghị nhà chung cư quyết định; Ban không được tự bổ sung, miễn nhiệm thành viên (điểm g khoản 1 Điều 148).
• Sai: nộp hồ sơ công nhận ở quận, huyện. — Đúng: từ 01/7/2025 nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư.

Thuật ngữ tiếng Anh tương đương

Dịch thông dụng là Apartment Building Management Board hoặc Board of Management of the apartment building. Tương đương chức năng ở nước ngoài là management council (strata Singapore), board of directors of the condominium association (Mỹ). Không dịch là “Property Management”, vì cụm này chỉ đơn vị quản lý vận hành.

Thuật ngữ liên quan

• Hội nghị nhà chung cư — nơi bầu và giám sát Ban quản trị.
• Quỹ bảo trì nhà chung cư — khoản tiền Ban quản trị trực tiếp quản lý.
• Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư — bên ký hợp đồng dịch vụ với Ban.
• Phí quản lý vận hành nhà chung cư — Ban đề xuất, Hội nghị quyết.
• Phần sở hữu chung trong nhà chung cư — đối tượng Ban quản lý thay cư dân.
• Tranh chấp chung cư — Ban thường là một bên.

Căn cứ pháp lý

• Luật Nhà ở số 27/2023/QH15: Điều 145–148, Điều 153, Điều 155 — hiệu lực từ 01/8/2024.
• Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD: Điều 19–27, 37, 44, 49 — sửa đổi bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD (chuyển thẩm quyền công nhận về Ủy ban nhân dân cấp xã, hiệu lực 01/7/2025).

Hỏi đáp nhanh

Người thuê căn hộ có được bầu vào Ban quản trị không?

Có thể, khi chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền. Thành phần Ban quản trị gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự, và đại diện chủ đầu tư nếu còn sở hữu diện tích (khoản 2 Điều 146 Luật Nhà ở). Thành viên phải đang sinh sống trong nhà chung cư; chuyển đi nơi khác là trường hợp bị miễn nhiệm (điểm b khoản 1 Điều 26 Quy chế).

Ban quản trị có được hưởng lương không?

Được hưởng thù lao do Hội nghị nhà chung cư quyết định, có thể tham khảo lương tối thiểu vùng (khoản 9 Điều 19 Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD). Thành viên có quyền từ chối nhận.

Muốn bãi nhiệm cả Ban quản trị thì cần bao nhiêu chữ ký?

Đơn đề nghị bãi nhiệm phải có chữ ký của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao (điểm e khoản 2 Điều 26 Quy chế). Hội nghị bất thường để bãi nhiệm toàn bộ và bầu Ban mới do Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức khi có đơn của đại diện chủ sở hữu (điểm a khoản 5 Điều 16 Quy chế), trong 30 ngày kể từ khi nhận đơn.

Chủ đầu tư có bắt buộc phải có người trong Ban quản trị không?

Không bắt buộc. Nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích và cử người thì người đó được làm Phó ban mà không cần bầu; nếu chủ đầu tư không cử, Hội nghị bầu một chủ sở hữu thay vào vị trí này (điểm a khoản 2 Điều 21 Quy chế).